Van een verouderde infrastructuur naar innovatieve zorg met BPSolutions
Het HagaZiekenhuis is één van de grootste ziekenhuizen van Nederland. Hoewel ICT niet tot de core business van een zorginstelling behoort, is deze essentieel in het faciliteren van goede zorg. Dat legt druk op een ICT-infrastructuur en de afdeling die deze moet beheren. Fouten of downtime kunnen namelijk desastreuze gevolgen hebben, want in een ziekenhuis draait het om mensenlevens. Dat beseft Haga’s Manager ICT Raymond van den Berg zich maar al te goed. Vanaf zijn aantreden in 2009 heeft hij samen met BPSolutions als één van de betrokken partners een
heuse ICT-transformatie begeleid om zo een betrouwbare infrastructuur te realiseren. Hierdoor kunnen Van Den Berg en zijn team zich nu focussen op hun belangrijkste werkzaamheden: plannen
maken voor innovatie en de vertaalslag maken van techniek naar zorg.
In deze case licht Raymond van den Berg de intensieve samenwerking met BPSolutions toe: van de noodzakelijke innovatie van het ziekenhuis tot aan de proactieve monitoring en nieuwe toepassingen die de zorg ondersteunen. Lees hier hoe BPSolutions het HagaZiekenhuis hielp slimmer te worden.
“Mijn afdeling doet nu vooral waar het goed in is. We maken plannen voor innovatie en maken de vertaalslag van techniek naar zorg.”
Haga Vernieuwt: een gigantische business case
Na tien jaar verantwoordelijk te zijn geweest voor het ICT-beleid in het HagaZiekenhuis, gaat Manager ICT Raymond van den Berg met pensioen. Terugkijkend op zijn werkzaamheden heeft hij het ziekenhuis een heuse metamorfose zien doormaken. Van den Berg vertelt hierover: “Toen ik hier tien jaar geleden begon, zijn we een programma gestart genaamd ‘Haga Vernieuwt’. Dat was een gigantische business case: het ziekenhuis werd verbouwd, de zorgprocessen werden geoptimaliseerd, er werd nieuwe zorgapparatuur aangeschaft én onze ICT-infrastructuur werd aangepakt.” Dat laatste was hard nodig, want de infrastructuur van het ziekenhuis was bij zijn aantreden nogal verouderd.
Hij vertelt verder: “Om het ziekenhuis de gewenste innovatieslag te laten maken wilden we alles vernieuwen: de bekabeling (zowel in als boven de grond), de werkplekken en het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD), maar ook onze server, storage, LAN, WLAN; echt alles.” Al deze nieuwe systemen moesten worden aangeschaft, geïnstalleerd en met elkaar worden geconnecteerd. Zo’n grote klus wordt al snel onbeheersbaar, dacht Van den Berg. “Dit kun je simpelweg niet alleen doen als ICT-afdeling van een ziekenhuis: het is namelijk niet onze core business. We hadden een partij nodig met verstand van ICT.”
“Zo’n grote klus kun je simpelweg niet alleen doen als afdeling van een ziekenhuis. We hadden een partij nodig met verstand van zaken.”
Aan de slag met een kennispartner
Om het HagaZiekenhuis te ondersteunen in dit innovatietraject werd onder andere BPSolutions gekozen als kennispartner. Dit mede doordat BPSolutions al bij het HagaZiekenhuis betrokken was als infrastructuurleverancier. Van den Berg over deze keuze: “We wilden het niet alleen doen, maar toch nog de regie hebben over het verandertraject. Daarom hebben wij gekozen voor cosourcing: we zijn met BPSolutions als ICT-partner de uitdaging aangegaan. Ik kende de partij nog niet toen ik in dienst kwam, maar uit de gespreken met mijn collega’s en BPSolutions zelf bleken zij de beste keuze om de plannen uit te voeren.” Beide partijen gingen met elkaar in gesprek over het stapsgewijs aanvliegen van deze enorme klus. “Het was geen kwestie van even wat hardware neerzetten en laten draaien. Het was een langdurige samenwerking”, aldus van den Berg. Alle te verrichten werkzaamheden had Van den Berg onderverdeeld in een kleurenschema, met behulp van IHA (ICT Health Assessment). Rode taken moesten nog gedaan worden, de gele taken waren ‘in uitvoering’, grijs hadden we domweg niet en groen stond voor ‘uitgevoerd’. Van den Berg hierover: “Toen BPSolutions bij deze klus betrokken werd, stond slechts één component geheel op groen. Het was één groot rood, geel en grijs veld.”
Meer dan alleen infrastructuur
Hieruit werd bovendien duidelijk dat de klus meer behelsde dan alleen de implementatie van een aantal infrastructuurcomponenten: ook het beheer, procesoptimalisatie en applicaties speelden n grote rol. BPSolutions was op het moment van intrede als partner vooral nog gefocust op het gebied van infrastructuur en diensten, maar was bereid met het HagaZiekenhuis mee te bewegen. “Je zou dus kunnen zeggen dat ons partnerschap BPSolutions ook heeft veranderd” zegt Van den Berg.
In het traject werd de infrastructuur als eerste onder handen genomen. Zo werd er een IBM-serveromgeving gerealiseerd, ter ondersteuning van het SAP-platform. Van den Berg: “Daar is een prachtige RamSan storage-omgeving bij geplaatst. Waanzinnig snel, hier ben ik nog steeds lyrisch over.” Na implementatie van de verschillende hardware-omgevingen was het de beurt aan de SAP-applicatie zelf. Van den Berg vertelt hierover: “De infrastructuur zelf lag er goed bij, maar we waren er natuurlijk nog niet. SAP is een uitstekend product, alleen is dit een oplossing die niet gemakkelijk verandert. Het platform moest natuurlijk wel ingericht worden op onze manier van werken. Hier hadden we BPSolutions hard voor nodig. Die klik was meteen voelbaar. Je doet hier zaken met mensen, niet met een bedrijf. Dat vind ik erg belangrijk, zeker als je zo’n co-sourcing constructie aangaat.”
“Je doet bij BPSolutions zaken met mensen, niet met een bedrijf.”
Het effect van co-sourcing
Wat heeft deze jarenlange co-sourcing-relatie Raymond van den Berg opgeleverd? “De infrastructuur is in die jaren rigoureus vernieuwt en werkt nu naar behoren. Het HagaZiekenhuis kan hierdoor de zorg leveren die het wil leveren.” Voor de ICT afdeling zelf is er ook veel veranderd: “Mijn afdeling doet nu vooral waar het goed in is. We maken plannen voor innovatie en maken de vertaalslag van techniek naar zorg. Wij voeren de regie en zijn de communicatiepartner voor onze zorgverleners.We zitten niet zelf aan de knoppen: dát doet BP Solutions. Dat moet je ook helemaal niet willen als ICT-afdeling van een ziekenhuis. BPSolutions snapt veel beter hoe onze ICT in elkaar zit.” BPSolutions levert Haga 24/7 support. Zo kan het oplossingsgericht acteren. Van den Berg: “Een voorbeeld: we hadden binnen de SAP-omgeving ooit een applicatieserver die ineens uitging. We hebben in totaal vijf applicatieservers staan en dachten: ach, we hebben er nog vier die goed werken. Toen hebben we toch gebeld. BPSolutions zei meteen: niet aankomen, we komen er nu aan. Dat hebben we nodig. Wanneer er iets niet werkt, staan er misschien wel levens op het
spel. BPSolutions kan dat oplossen omdat het precies weet wat er kan én moet gebeuren in onze ICT-infrastructuur.”
Proactieve monitoring
Bovendien monitort BPSolutions nu proactief de ICT-processen van het HagaZiekenhuis. Van den Berg zegt hierover: “We hebben er eigenlijk geen omkijken naar. Na tien jaar zijn alle processen er wel redelijk ingesleten. Zij nemen het volledige beheer van onder andere het IBM- en het Intel-platform op zich, maar ook in applicatieomgevingen waarin wordt samengewerkt met andere ICT-partners van het ziekenhuis. We nemen af en toe nog wel een kijkje op de schermen, maar het is voor ons geen noodzaak. Wanneer een component afwijkend gedrag vertoont, met eventueel kans op een error of uitval, reageert BPSolutions hier direct op. Vaak hebben zij het al opgelost voordat we doorhebben dat er iets mis is gegaan.”
“Vaak heeft BPSolutions het al opgelost voordat we doorhebben dat er iets mis is gegaan.”
Data analytics op de spoedeisende hulp
Uit het partnerschap van BPSolutions en het HagaZiekenhuis vloeien nog steeds innovatieve ideeën voort. Wanneer een patiënt binnenkomt op de spoedeisende hulp, weet hij of zij vaak niet hoe lang de wachttijd voor een behandeling is. Daar hebben BPSolutions en het HagaZiekenhuis recentelijk een oplossing voor geïmplementeerd. Van den Berg: “Het is natuurlijk vervelend voor patiënten dat ze niet precies weten wanneer ze geholpen kunnen worden. Hun frustratie wordt dan vaak geuit bij de behandelaren. BPSolutions is toen gaan nadenken hoe we dit proces konden verlichten.”
Binnen het HagaZiekenhuis worden enorme hoeveelheden data verzameld. Denk hierbij aan historische EPD-data zoals informatie over patiënten, de ernst van de klachten en behandelingen, maar ook over andere factoren die de drukte in het ziekenhuis bepalen. Dit zijn onder andere de personeelsbezetting, bepaalde weersomstandigheden, dagen van de week of evenementen. Van den Berg: “BPSolutions heeft een Artificial Intelligence-applicatie gebouwd die al deze data analyseert. Op basis hiervan doet het een nauwkeurige voorspelling over de wachttijd op de spoedeisende hulp. Zo weet de patiënt meteen waar hij of zij aan toe is.”
Hier zit natuurlijk veel privacygevoelige data over patiënten en ziektebeelden bij. Hierop zijn strenge regels van toepassing. Van den Berg: “Dit zegt wel wat over ons partnerschap met BPSolutions: dit vertrouwen we hen toe, onder andere door de NEN 7510-certificering die speciaal gericht is op de zorg.”
Het geheim van 10 jaar partnerschap: durf te discussiëren
BPSolutions is al meer dan tien jaar de betrouwbare partner van het HagaZiekenhuis. Van den Berg: “Je doet zaken met mensen, niet met een bedrijf. Ik heb met onze adviseurs van BPSolutions meerdere heftige discussies gevoerd. Over de te varen koers, over welke oplossingen het beste bij ons passen, over hoe wij omgaan met hun producten.” Van den Berg denkt dat dit juist ervoor zorgt dat BPSolutions zo goed past als partner: “Je klopt niet bij ze aan om een omgeving neer te zetten, waarna de kous af is. Ze denken echt met je mee en durven het te zeggen wanneer we met onze ideeën de plank misslaan. Dat is in het verleden, voor mijn aantreden, wel eens gebeurd: we zijn toen toch in zee gegaan met de oplossing die wij voor ogen hadden, terwijl BPSolutions ons waarschuwde het niet te doen. Nou, dat hebben we geweten. Nu heeft BPSolutions toch vaak het laatste woord, terwijl ik als eigenwijze Rotterdammer iets anders voorstelde. Na al die discussies zijn ze nog steeds onze partner. Waarom? Zij hebben er simpelweg het meeste verstand van en durven tegengas te bieden als ze denken dat we een fout begaan. Zij zitten niet aan onze ICT-keten: ze zijn er juist onderdeel van.”
“BPSolutions durft het te zeggen wanneer wij de plank misslaan.”
